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Cartão empresarial: saiba como funciona e quais as vantagens

O uso do cartão empresarial é uma estratégia que cada vez mais empreendedores e gestores de negócios recorrem, na hora de manter o orçamento da empresa em dia. Por ser uma solução relativamente nova, é natural que surjam algumas dúvidas sobre seu uso.

Ao mesmo tempo, trata-se de uma excelente alternativa que facilita a gestão de despesas do aspecto operacional e de controle. Fraudes e enganos são evitados, além de transmitir confiabilidade e segurança para os colaboradores, especialmente em viagens a trabalho.

Quer descobrir como ele funciona e suas vantagens? Contaremos agora para você. Confira!

Como funciona o cartão empresarial?

O funcionamento do cartão empresarial é bem simples: trata-se de um produto elaborado especialmente para empresas e que tem, basicamente, as mesmas funções de um cartão de crédito e débito de pessoas físicas,  mas com características específicas para atender a necessidade das organizações.

Citamos a definição acima como exemplo porque existem outras modalidades de cartão empresarial. Ao final do texto, você poderá conhecer algumas das principais. Por enquanto, é suficiente saber que elas variam de acordo com a função, como para pagamento de combustível, premiações, adiantamentos e presentes.

Ele pode ser usado com o intuito de cobrir os mais diversos tipos de despesas, que vão desde viagens corporativas até lanches e almoços entre colegas de trabalho. Pode, ainda, ser usado exclusivamente por alguns colaboradores, caso a empresa queira.

Quais as suas vantagens?

O uso do cartão corporativo traz diversas vantagens para o negócio. Confira agora as principais!

Centralização de contas

A gestão financeira de uma empresa não é das tarefas mais fáceis, mas ela pode se complicar ainda mais se os gastos do negócio estiverem espalhados entre diversas contas e cartões de crédito. Nesse sentido, o uso do cartão empresarial tem o objetivo de simplificar a vida de muitos executivos, centralizando os gastos em um único lugar.

Isso facilita muito a organização no controle das despesas. Independentemente do acompanhamento das notas fiscais, o controle pode ser feito exclusivamente por meio de extratos, ou seja, com base em dados registrados eletronicamente no momento da compra, o que evita enganos e diferenças entre o valor de despesa registrado nos controles da empresa e o que foi pago.

Aumento de controle do fluxo de caixa

Por estar vinculado a apenas uma conta, fica bem mais simples fazer o pagamento de despesas e a análise de dados, o que se traduz em economia de tempo para seus colaboradores e clareza sobre os recursos disponíveis no seu caixa.

Fazer e manter atualizado seu fluxo de caixa — uma das ferramentas mais básicas e importantes de controle financeiro de uma empresa — é outra tarefa que o cartão empresarial otimiza.

Além de facilitar o controle, suas despesas passam a vencer em data programada, no caso da modalidade de crédito. Isso é ótimo para o fluxo de caixa, pois ocorrem menos saques não programados, para cobrir pequenas despesas em viagens de emergência, por exemplo.

Melhoria do planejamento financeiro

O planejamento financeiro empresarial deve apresentar as porcentagens exatas de gastos em determinadas áreas. Para isso, o cartão empresarial permite gerenciar com maior precisão para onde vão seus investimentos nos diversos setores do negócio.

Isso dá melhores condições de estruturar suas iniciativas mais corriqueiras, desde pagamentos até planos de benefícios. Além desse aprimoramento operacional, o acesso ao histórico de dados também melhora significativamente, o que facilita as previsões ao oferecer dados mais claros e confiáveis.

Flexibilidade no método de pagamento

A maioria dos cartões empresariais disponibiliza a função tanto de crédito quanto de débito para os usuários. Dessa forma, é possível se organizar para utilizá-lo da maneira que proporciona mais benefícios à empresa.

Fica mais fácil decidir quais gastos serão pagos à vista e quais podem ser parcelados, por exemplo. Além disso, os cartões empresariais não se limitam às funções de crédito e débito, podendo ser contratados para pagamentos relativos à frota ou para premiações, por exemplo.

As diferentes modalidades de cartão, por serem específicas em termos de suas funções, oferecem a flexibilidade de oferecer vantagens e facilidades que poderiam ser confundidas com ganhos que a legislação obriga na incorporação ao salário. O uso do cartão esclarece a natureza do pagamento, sem margem para interpretações.

Viagens de trabalho

As viagens corporativas são hoje uma realidade nas empresas que buscam investir na contínua capacitação e motivação de sua equipe. Para realizar esses eventos, a empresa arca com alguns custos do colaborador, isto é, sem que isso saia da sua remuneração. Eles incluem passagens, hospedagem, alimentação etc.

Em vez de repassar individualmente a cada colaborador os valores referentes a esses gastos ou reembolsá-los depois, já pensou em utilizar os serviços de um cartão corporativo? Ele garante mais segurança, para a empresa e equipe, de que as despesas de trabalho serão inteiramente cobertas. De quebra, previne possíveis reembolsos pessoais em nome da empresa.

Caracterização das despesas

Como mencionamos, o registro das despesas pagas com o cartão também aumenta a segurança jurídica para a empresa. Isso porque não é possível alegar que uma despesa de alimentação paga em viagem de trabalho, por exemplo, deva ser incorporada como salário.

De outro lado, depósitos de reembolso de despesas na conta o funcionário podem gerar controvérsias e, mesmo que a empresa consiga as provas devidas, poderá ter algumas dificuldades e custos para comprovar isso.

Quais os tipos de cartões disponíveis?

As ofertas de cartões são variadas e vão além do cartão de débito e crédito. Ainda assim, podemos listar as principais alternativas, que mudam de acordo com a função. Desse modo, você pode disponibilizar um cartão exclusivo para despesas com combustível, por exemplo, que pode ser uma solução perfeita no caso de manter um sistema próprio de entregas. Confira as opções!

Alimentação

Nesse caso, a solução permite oferecer o benefício de um valor fixo mensal para o pagamento de despesas com alimentação em mercados, sobre o qual não incidem encargos trabalhistas e são oferecidos os benefícios do PAT.

Na época dos antigos tickets alimentação de papel, muitos restaurantes os aceitavam como forma de pagamento e, posteriormente, os usavam para fazer suas compras em mercados. No entanto, com os cartões alimentação, essa fraude não é mais possível.

Refeição

Para essas despesas, existe outra modalidade de cartão: o refeição. Sobre o valor disponibilizado por mês nesse tipo de cartão também não incidem os encargos trabalhistas e valem os benefícios do PAT. A diferença é que os gastos só podem ser efetuados em restaurantes, para o pagamento e refeições.

Convênio

O cartão convênio permite o adiantamento de parte do salário ao colaborador. A empresa determina um limite que fica pré-aprovado para cada profissional que, quando necessário, pode utilizar o benefício.

Frota/Combustível

Essa modalidade de cartão é ótima para limitar gastos e evitar fraudes. Esse produto só pode ser usado para despesas com manutenção, combustível e serviços relativos aos veículos da empresa. Como essa é uma limitação sistêmica, não é possível o uso para o pagamento de qualquer despesa pessoal, ou mesmo de refeições, por exemplo.

Premiação

É usado exclusivamente para o pagamento de premiação. Com a última reforma trabalhista, essa opção oferece vantagens em termos e segurança jurídica, uma vez que fica caracterizado a natureza do beneficio.

Aliás, como deve ter observado, essa segurança ocorre em vários casos. No entanto, é importante esclarecer que, em todos eles, é preciso usar corretamente o cartão. Usá-los para burlar a legislação pode acarretar punições ainda mais graves.

Porém, essa é apenas uma observação. Nenhuma empresa terá problemas se seguir as regras, o que pode acontecer sem a adoção dos cartões empresariais.

Vale-transporte

O cartão vale-transporte dispensa a apresentação de detalhes de sua função, mas vale mencionar que ele também cumpre com as obrigações legais e facilita as operações de gestão e recarga, já que existem inúmeras empresas operando diferentes rotas.

Assim, você pode adicionar créditos para compra de passagens periodicamente, e garantir as despesas de trajeto até a empresa para os colaboradores.

Crédito e débito

Por fim, não poderíamos deixar de mencionar o cartão clássico, que é o cartão de credito e débito que você conhece. Ele pode ser utilizado pela empresa de deferentes formas, dependendo da função desejada.

De qualquer modo, facilita nos casos de viagem e para colaboradores que fazem trabalho externo. Como o uso é mais flexível, permitindo o pagamento de despesas variadas, é uma modalidade prática e que resolver os mais diversos problemas.

Os limites de utilização para as operações de crédito podem ser alterados rapidamente, e os valores para gastos em débito também ficam rapidamente a disposição, quando necessário. Para a solução de emergências e imprevistos, que frequentemente ocorrem em viagens de negócio, por exemplo, essa é uma ótima opção.

Viu como o cartão empresarial pode trazer diversas vantagens para o seu negócio? Independentemente de ele ser pequeno ou grande? Além de otimizar o controle financeiro da empresa (o que terá impacto positivo sobre os lucros), com a centralização das despesas, ele permite gerenciar melhor os gastos em viagens corporativas, entre outras conveniências.

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