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Administração de empresas: 7 dicas para otimizar a rotina

A otimização de rotina do trabalho é fundamental na administração de empresas que têm como objetivo melhorar sua performance e, consequentemente, seus resultados. Isso porque já se sabe que a desorganização é inimiga da produtividade.

Sendo assim, hoje, já não basta uma boa ideia ou um investimento pesado em vendas. Para alcançar as metas traçadas, o gestor precisa implantar técnicas que otimizem os processos, impulsionando o desempenho das equipes.

Quer saber como fazer isso na sua empresa? Então, siga a leitura do post e confira nossas dicas para que a rotina de trabalho seja sua grande aliada. Vamos lá? 

O que é otimização de rotina?

Trata-se de um conjunto de ações que visam a melhoria da interação entre as diferentes atividades que são desempenhadas por uma empresa. Isso significa que um plano de otimização de rotina só acontece se houver o envolvimento dos diversos departamentos, colaboradores e processos.

Dessa forma, o gerenciamento com foco na otimização engloba uma série de práticas e verificações contínuas, para que todos possam desenvolver seu trabalho e atingir suas metas.

Já há algum tempo, a otimização vem sendo encarada como uma prioridade na administração de empresas. Isso se deve principalmente ao aumento da concorrência, que gera uma necessidade maior do controle de processos para que, inclusive, a companhia consiga reduzir custos e, assim, o preço final.

A otimização de rotina ainda evita a falta de foco, de definição de prioridades e combate a procrastinação. Para isso, o gestor terá que passar por algumas etapas, tais como:

  • compreensão dos processos;
  • definição de estratégias;
  • execução da nova rotina;
  • mensuração dos resultados alcançados;
  • monitoramento contínuo das atividades.

Como otimizar a rotina na administração de empresas?

Para que cada uma dessas etapas seja cumprida e se alcance a otimização da rotina dentro da empresa é necessário seguir alguns passos. Confira.

1. Mapeie e compreenda os processos da sua empresa

Conhecer o funcionamento dos processos em sua organização é o primeiro passo para otimizar a rotina. Você pode utilizar um esquema que permita entender como cada atividade se dá de forma isolada e como ocorre a integração. Dessa forma, o gestor conseguirá identificar:

  • consumo de recursos financeiros e humanos nos processos organizacionais;
  • atividades que geram valor para os clientes;
  • eventuais gargalos.

2. Divida as rotinas conforme a prioridade

Com o mapeamento dos processos em mãos, é hora de gerenciar o fluxo das atividades dentro do ambiente de trabalho. Para isso, divida as rotinas por critérios objetivos, separando os processos críticos dos habituais.

Também é possível fazer uma organização baseada em tempo. Assim, são priorizados os trabalhos com data de entrega mais próxima. Outra forma é a classificação de rotina de acordo com os recursos envolvidos. Pode ser pelo número de colaboradores, grau de impacto do envolvimento de cada um em determinada tarefa ou, ainda, nível de necessidade de apoio entre profissionais. 

3. Motive o capital humano da sua empresa

De nada adianta detectar a necessidade de melhoria em alguns processos se a equipe não estiver capacitada para realizar os ajustes necessários. O ideal é investir em mão de obra qualificada, o que significa treinamento contínuo. Afinal, investir em conhecimento é o que vai garantir resultados positivos para a empresa.

Em alguns casos, pode haver resistência dos colaboradores, principalmente quando os ajustes são substanciais. Então, é preciso motivá-los, mostrando que fazem parte do time e que são fundamentais para que a empresa alcance as metas.

4. Delegue as tarefas

Cumprir prazos é um dos princípios básicos do gerenciamento de processos. Dessa forma, todo tipo de vício centralizador deve ser abandonado em prol da eficiência. Portanto, delegar tarefas passa a ser de vital importância. Isso deve acontecer levando em consideração a prioridade dos procedimentos e a habilidade dos profissionais.

Muitos líderes têm dificuldade de delegar tarefas porque, no passado, a escolha de um colaborador sem as características necessárias para executar a tarefa entregue gerou um efeito negativo. Isso costuma aumentar as incertezas do gestor em descentralizar as atividades. Portanto, aposte em uma estratégia eficiente para delegar tarefas.

5. Use ferramentas de padronização de processos

O desenvolvimento da tecnologia permitiu o acesso a soluções informatizadas que padronizam processos e, assim, diminuem a possibilidade de erro e retrabalho. Esses softwares ainda garantem:

  • integração de tarefas;
  • agendamento de rotinas, atividades e atualizações;
  • monitoramento e mensuração de desempenho de tarefas e colaboradores.

6. Monitore o desempenho

Para que a otimização da rotina funcione é fundamental que o gestor monitore o desempenho de cada profissional, do grupo e da empresa, em relação às metas traçadas.

Sendo assim, aposte no controle de tarefas. Lembre-se de que sem cobrança é muito difícil que ocorra uma mudança perceptível no resultado da empresa. E, quando a rotina das equipes já está contaminada pela conservação do status, essa cobrança se faz ainda mais necessária.

O recomendável é que o líder utilize um check-list ou outras ferramentas para acompanhar o andamento da rotina individual e do time. Com um monitoramento de desempenho eficiente, o gestor ainda pode verificar ineficiências e dificuldades e, dessa forma, alterar a execução das tarefas, aumentando o prazo ou dividindo o trabalho entre os membros da equipe, por exemplo.

7. Otimize a comunicação interna da sua empresa

Otimizar a rotina não significa apenas ajustar rumos e corrigir erros. O gestor também deve estar preparado para utilizar caminhos diferentes e inovar. Nesse processo, a comunicação é uma grande aliada. 

Ela colabora não só na divulgação da empresa, mas também no mapeamento do que os seus clientes querem e o que os seus concorrentes estão fazendo de diferente no mercado. Esse diagnóstico ajudará o administrador a rever e otimizar rotinas. Além disso, a comunicação dentro da empresa ajuda os colaboradores a entender como serão os novos processos e o papel deles nessa estratégia. 

Enfim, a otimização de rotina na administração de empresas acarreta em inúmeros benefícios, como aumento da eficiência do negócio, redução da quantidade de erros, tomada de decisões mais ágeis, identificação e melhoria de processos e redução de custos. Mas, para isso, o gestor precisa conhecer a fundo a rotina da empresa, investir em capital humano e em informatização.

Você gostou deste post? Quer saber mais sobre como melhorar o desempenho da equipe? Então, confira também como a premiação por performance pode motivar seus colaboradores!

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