5 dicas essenciais para organizar e ganhar tempo no setor de RH

Embora muitos dos processos de RH sejam complexos e cheios de detalhes, existem sempre medidas práticas que precisam ser tomadas para que o setor funcione de forma organizada. Uma empresa que pretende atrair talentos e estruturar o setor de Recursos Humanos não precisa necessariamente de investimentos altos, há pequenas práticas que caracterizam um bom setor de RH, que podem ser conquistadas de forma mais simples do que se imagina. Diante dessa necessidade, separamos 5 dicas essenciais para organizar e ganhar tempo no setor de RH.

1. Padronize os procedimentos

Quando se trata de procedimentos e práticas do dia a dia, fica fácil se perder conforme a demanda de tarefas vai aumentando. Toda rotina é formada por atividades que se repetem diariamente, que são específicas de determinado setor, e aquelas que não estão previstas, os famosos imprevistos.

Estar preparado para lidar com esse fato se torna um diferencial para o funcionamento do setor. Sendo assim, uma medida imprescindível é a padronização de procedimentos. Isso significa dedicar tempo ao planejamento de procedimentos padrão que farão parte do cotidiano do departamento.

Tais procedimentos devem ser formalizados, explicados detalhadamente e constantemente revisados, a fim de manter sua utilidade. Essa simples ação de organizar tarefas permite que outras pessoas, que trabalharão no setor futuramente mantenham o mesmo nível de qualidade, além de poupar um tempo no treinamento que poderá ser utilizado para conhecimentos mais complexos.

2. Conte com um suporte tecnológico

A tecnologia se transformou num elemento indispensável em qualquer departamento de uma empresa. Tanto para lidar com Gestão de Pessoas quanto para setores que atuem de forma estratégica com os negócios, sistemas, planilhas, softwares e serviços terceirizados tornam possível que o trabalho seja realizado.

3. Defina as categorias de trabalho

Toda atividade possui uma identidade que pode tanto ser definida pela sua natureza quanto pelo seu fim. Por exemplo, dentro do RH existem três grandes áreas conhecidas: Recrutamento e Seleção, Treinamento e Desenvolvimento e Comunicação Interna, entre outras mais recentes e que atuam de forma integrada aos negócios. 

Sabendo-se que tarefas são distribuídas entre membros de uma equipe e, também, organizadas dentro de um tempo limitado, se torna importante dividi-las de forma produtiva, agregando tarefas de mesma natureza e separando outras que precisem de recursos diferentes. 

4. Administre o tempo

Em toda e qualquer ação, o tempo é quem manda. Todos trabalham de acordo com prazos, porém, muitas vezes, preferem deixar tudo para a última hora, ou para o final do dia, alegando serem mais produtivos sob pressão.

É fato que cada pessoa é de um jeito e que tal característica não significa não ser produtivo, porém, talvez essas mesmas pessoas, se soubessem administrar seu tempo, seriam bem mais eficientes do que imaginam.

Numa organização, se torna impossível deixar as obrigações a critério de cada um. No geral, os setores precisam funcionar de forma integrada, por isso, ser organizado é tarefa de cada membro. 

Detalhes podem fazer toda a diferença, como o simples fato de utilizar relógio o tempo todo, para que não haja desespero e desorientação, escrever as tarefas do dia num papel e segui-las conforme sua urgência, classificando as atividades, etc.

Uma ação do setor que pode trazer maiores benefícios é criar canais de comunicação e gestão de tempo para seus colaboradores. Além disso, integrar o cliente nessa dinâmica fará com que a responsabilidade das pessoas aumente em relação aos prazos.

5. Use cartões de benefícios

Usar cartões de benefícios é uma opção muito prática, já que a implementação deles gera praticidade para quem faz a organização no RH. Conte com essa ferramenta e você verá como o tempo para gerir tarefas mais importantes será mais extenso, o que consequentemente fará a produtividade aumentar.

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